Und natürlich existieren dazu detaillierte technische Planungsdokumente für unseren internen Gebrauch. Als Anwenderdokumentation sind diese sehr technischen Texte jedoch kaum zu verwerten.

Als kleines Unternehmen muss man mit den vorhandenen Ressourcen sehr sorgfältig haushalten. Und da wir in der Regel über Monate im Voraus ausgebucht sind, bleiben Non-Essentials wie eben Dokumentation gerne mal auf der Strecke. In der Folge ist unsere aktuelle Joules-Dokumentation lückenhaft und nie auf dem neusten Stand.

Aber ist Dokumentation wirklich ein Non-Essential? Eigentlich nicht. Denn die strategischen Chancen einer vollständigen, stets aktuellen Dokumentation sind groß:

• Kunden würden sich erheblich schneller im System zurecht finden. Die Folge: Weniger Rückfragen, höherer Customer Success.
• Neue Mitarbeiter von eins+null hätten ein deutlich einfacheres Onboarding und könnten sich anhand eines schlüssigen Gesamtdokuments selbständig einarbeiten.
• Als wertvoller Nebeneffekt würden durch eine systematische schriftliche Erforschung der Anwendung Usabilityprobleme aufgedeckt und behoben.

Experten-Teams und freie Mitarbeiter

Wir haben es uns daher auf die Agenda gesetzt, diese seit langem überfällige Hausaufgabe endlich zu erledigen, und unsere alte Dokumentation durch eine stark verbesserte neue zu ersetzen. Unser Marketing-Team hat einen Plan entwickelt, wie dieses etwas einschüchternde Großprojekt gestemmt werden kann: Die wichtigsten Themenbereiche im System werden dabei von internen "Expertenteams" dokumentiert: So gibt es beispielsweise ein Expertenteam nur für das Thema Tarife und Preiskalkulation; ein anderes Team kümmert sich um alles, was mit Provisionsberechnungen zusammenhängt. Gekapselte, einfachere Bereiche werden durch freie Mitarbeiter auf der Grundlage von Video-Briefings bearbeitet.

Wann ist die Dokumentation fertig?

Die Dokumentation ist ein monolithisches Projekt, denn ein vollständig ausgebautes Joules besteht mittlerweile aus mehr als 150 Menübereichen. Bis wirklich alles vollständig dokumentiert ist, werden Monate vergehen. Wir werden Ihnen daher die Dokumentation Schritt für Schritt zur Verfügung stellen. Wir planen mit einem ersten Rollout, sobald etwa 25% der neuen Dokumentation fertiggestellt worden ist. Dabei wird die Dokumentation in einer separaten Plattform zum Lesen angeboten, aber auch direkt als Online-Hilfe in die Joules-Plattform integriert. Wir werden Sie dazu in weiteren Blogbeiträgen und Newslettern auf dem Laufenden halten.