Schneller ans Ziel mit besseren Lastenheften

Stellen wir uns für einen Moment vor, eins+null wäre keine IT-Firma sondern ein Architekturbüro. Ein Kunde ruft an: "Hallo eins+null? Ich bräuchte bitte ein Gebäude. Ja, mit Dach, Türen, allem drum und dran. Die Fliesen im Bad sollen bitte marineblau sein. Stellen Sie das Gebäude bitte bis Ende August auf meinem Grundstück im Blumenweg 14 ab. Alles klar?"

Lukas Ebner
13. Juli 2020

Sagen Sie es weiter:

Eher nicht. Wie viele Stockwerke und Zimmer soll denn das Haus haben? Braucht es große Fenster? Einen Wintergarten? Einen Keller? Da hilft nur Nachfragen. Das kostet den Kunden Zeit und uns auch.

Nicht nur beim Hausbau auch bei der Einführung komplexer IT-Softwarelösungen empfiehlt es sich die Anforderungen genau zu formulieren. Aus unserer Sicht gelingt das im IT-Projektmanagement am besten mit einem "Lastenheft".

Was ist eigentlich ein Lastenheft?

In einem Lastenheft teilen Sie kurz gesagt mit, was Sie benötigen und wozu Sie es verwenden wollen. Da es eher selten vorkommt, dass ein Projekt "auf der grünen Wiese" gestartet wird, ist es zunächst sinnvoll, den Ist-Zustand zu beschreiben. Welche Workflows haben Sie derzeit und wie sehen diese aus? Welche Abteilungen sind involviert? Als nächstes beschreiben Sie am besten wie Sie in Zukunft arbeiten wollen. Welche Abläufe sollen wie mit der Softwarelösung umgesetzt werden?

In den meisten IT-Projekten ist es so, dass Daten zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden sollen, daher ist es hilfreich, dem Lastenheft vorhandene Schnittstellenbeschreibungen beizufügen. Ergänzend dazu können Informationen zur bestehenden Systemarchitektur oder auch Struktogramme geliefert werden.

10 Herausforderungen und Tipps für die Erstellung eines gelungenen Lastenhefts

Klingt eigentlich ganz einfach, denken Sie jetzt? Stimmt! Aber Vorsicht, es gibt ein paar Punkte auf die Sie bei der Dokumentation Ihrer Anforderungen achten sollten. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Tipps für die Erstellung eines guten Pflichtenhefts:

  1. Genügend Zeit nehmen: Die meisten Projekte werden neben dem Tagesgeschäft betreut, obwohl das Schreiben eines klaren und präzisen Textes Zeit und Ruhe erfordert.
    Tipp: Planen Sie für die Erstellung des Lastenhefts feste Zeitslots ein, in denen Sie sich Setzen Sie für die Erstellung des Lastenhefts nur darauf konzentrieren können.
  2. Zwischen echten Anforderungen und "Nice-To-Haves" unterscheiden: Wenn Sie mit Ihren Kollegen beginnen, Ihre Anforderungen zu sammeln, geschieht das häufig in einer Art Brainstorming. Jeder darf seine Wünsche äußern und am Ende haben Sie vermutlich eine mehrseitige Wunschliste.
    Tipp: Gliedern Sie bei der Ausarbeitung des Lastenhefts die gesammelten Anforderungen klar in "Must-Haves" und "Nice-to-Haves".
  3. Schwerpunkte setzen: Die eigenen Anforderungen oder die der eigenen Abteilung kann man meistens sehr genau beschreiben. Die Anforderungen der Kollegen aus den anderen Abteilungen zu verschriftlichen ist sehr viel schwerer.
    Tipp: Beschreiben Sie Kernfunktionalitäten ("Must-Haves") auf jeden Fall so präzise wie möglich werden. Holen Sie, wenn nötig, fehlende Informationen von Ihren Kollegen ein. Die genaue Beschreibung von Nebensächlichkeiten oder "Nice-to-Haves" kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
  4. Lastenheft-Vorlagen aus dem Internet vermeiden: Diese Dokumente täuschen Professionalität und Struktur nur vor, sind in der Regel aber viel zu generisch, um wirklich von Nutzen zu sein.
    Tipp: Trauen Sie sich, ein eigenes Dokument zu erstellen, in dem wirklich nur die Informationen enthalten sind, die für das Projekt wichtig sind.
  5. Schreibarbeit nicht auf mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen verteilen: Es mag zwar auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, die verschiedenen Kapitel des Lastenhefts von den jeweiligen Fachabteilungen schreiben zu lassen, wir raten aber dennoch davon ab: Ziel ist es, ein durchdachtes, verständliches Gesamtdokument zu erstellen. Wenn zu viele Personen an einzelnen Teilen des Textes arbeiten, wirkt das Ergebnis oft unintegriert mit uneinheitlichem Wording und unterschiedlicher Detailgenauigkeit.
    Tipp: Besser ist es, einen einzigen Mitarbeiter für die Aufgabe freizustellen, der Interviews mit den Fachabteilungen führt und danach die Ergebnisse einheitlich verschriftlicht.
  6. Glossar anfertigen: Apropos "wording", jedes Unternehmen hat eine eigene interne Lingo aus Fachbegriffen, Abkürzungen und Akronymen, die Externen häufig nicht zugänglich ist.
    Tipp: Um eine gemeinsame Sprache zu finden, fügen Sie Ihrem Lastenheft ein einfaches Glossar bei, und ersparen Sie dem Dienstleister das Rätselraten.
  7. Wunschkonzerte unterbinden: Natürlich ist die Versuchung groß, alle jetzt und in der Zukunft möglicherweise gewünschten Einsatzszenarien der Software und die damit verbundenen Funktionalitäten sofort zu bestellen. Bedenken Sie aber: Jedes Feature kostet Geld und macht das Projekt komplizierter.
    Tipp: Überlegen Sie stattdessen genau, welche Features Sie jetzt wirklich brauchen (siehe oben "Must-Haves" vs. "Nice-To-Haves").
  8. Klar formulieren: Im Alltag ist man daran gewöhnt seine Gedanken, so wie sie kommen mit seinen Kollegen zu teilen im täglichen "über den Schreibtisch" oder "über den Flur" rufen. Bei einem Lastenheft und generell bei der Verschriftlichung von Gedanken führt dieses Vorgehen eher zu Verwirrung bei den Adressaten.
    Tipp: Versuchen Sie, Ihre Ausführungen so klar wie möglich zu formulieren und zu strukturieren. Stellen Sie sich vor, Sie erklären Ihre Anforderungen Ihren Eltern oder Großeltern.
  9. Lücken vermeiden: Während Sie an dem Dokument arbeiten, werden vermutlich immer noch neue Anforderungen oder geänderte Anforderungen auftauchen. Dabei kann leicht etwas vergessen werden.
    Tipp: Bevor Sie das Lastenheft abschicken, lassen Sie es noch einmal allen beteiligten Kollegen zur Prüfung zukommen.
  10. Rückfragen möglichst genau und zeitnah beantworten: Egal wie sehr Sie sich bemühen, ein perfektes Lastenheft zu erstellen: Rückfragen wird es wahrscheinlich trotzdem geben und die Beantwortung der Fragen kostet Zeit.
    Tipp: Seien Sie Rückfragen gegenüber offen. Sehen Sie Rückfragen nicht als Kritik, sondern als Chance, Ihre Anforderungen noch weiter zu schärfen. Wir haben außerdem die Erfahrung gemacht, dass sich viele Fragen besser und schneller am Telefon oder per Webmeeting klären lassen als nur über E-Mails.

Wenn Sie diese Empfehlungen bei Ihrem nächsten Lastenheft beherzigen, wird Ihr Projekt günstiger und mit weniger Risiken erledigt. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung Ihres Lastenhefts brauchen oder weitere Tipps benötigen, sind wir natürlich gerne für Sie da.

Geht es Ihnen da genauso? Oder sehen Sie das anders?

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