Allerdings sind die technischen und organisatorischen Anforderungen dieses Geschäftsmodells nicht zu unterschätzen: Der Versorger muss mit möglichst geringem Aufwand dazu in der Lage sein, mit der Hausverwaltung Daten auszutauschen, Lieferstellen individuell zu bepreisen und saubere Angebote zu legen. Joules IMMOBILIENWIRTSCHAFT liefert zu diesen Herausforderungen eine innovative Workflow-Lösung.

Das Problem

Laut einer Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft stellen Immobilien auch in Zeiten der Corona-Pandemie noch immer eine attraktive Kapitalanlage dar. Da aber aufgrund der schwierigen wirtschaftlichen Gesamtsituation mit einem Rückgang von Mieteinnahmen zu rechnen ist, suchen Vermieter verstärkt nach Möglichkeiten, die Unterhaltskosten ihrer Immobilien zu optimieren. Sparpotential gibt es hier neben Wasser, Müllabfuhr und Hausmeisterdiensten vor allem bei der Energieversorgung. Kosteneinsparungen an dieser Stelle ermöglichen es dem Vermieter nämlich bei gleichbleibender Warmmiete, die Kaltmiete zu erhöhen. Und das wirkt sich natürlich positiv auf die Rendite aus.

Häufig legen Vermieter die Optimierung der Betriebskosten in die Hände einer Hausverwaltung. Für die bedeutet die Suche nach Sparpotentialen bei Strom und Gas zunächst einmal jede Menge zusätzliche Arbeit: Ein einfacher Tarifwechsel, beispielsweise über ein Vergleichsportal, ist hierfür ungeeignet. Der Verwalter müsste so ja für jede seiner Lieferstellen Einzelverträge schließen, und diese Jahr für Jahr im Auge behalten – ein unzumutbarer Verwaltungsaufwand.

Gängig in der Branche sind dagegen aufwendige Ausschreibungen, bei denen der Hausverwalter häufig für sein gesamtes Lieferstellenportfolio bei mehreren Versorgern Angebote einholen und vergleichen muss.

Derartige Anfragen sind für den Versorger natürlich interessant, da sich hinter einem einzelnen Geschäftskontakt oft ein gewaltiges Abnahmevolumen an kWh verbirgt. Wer hier schnell ein passendes, individuelles Angebot liefern kann, ist im Vorteil. Der Versorger, der sich schließlich den Zuschlag sichert, erstellt dann einen "Bündelvertrag", also eine Sammlung von Einzelverträgen innerhalb eines Rahmenvertrags mit synchronisiertem Abrechnungsstichtag.

Klar ist: Das Handling derartiger Bündelverträge erfordert ein hohes Maß an operativer Kompetenz auf Seiten des Versorgers. Und auch die IT-Systemlandschaft muss den besonderen Herausforderungen der Wohnungswirtschaft gewachsen sein. Im Mittelpunkt stehen dabei die folgenden Fragen:

• Wie kann ein Austausch der Lieferstellendaten zwischen dem Verwalter und dem Versorger möglichst effizient gestaltet werden?
• Wie gelingt es dem Versorger möglichst schnell und ohne Medienbruch marktfähige aber profitable Preise für eine Vielzahl von Lieferstellen zu kalkulieren?
• Wie kann der Prozess der Angebotslegung und der Erstellung komplexer Vertragsunterlagen möglichst automatisiert werden?
• Wie kann eine langfristige Zusammenarbeit zwischen dem Versorger und der Hausverwaltung aufgebaut und gesichert werden?

Das neue Joules-Modul IMMOBILIENWIRTSCHAFT adressiert genau diese Probleme. Im Folgenden wird es anhand eines Beispiels aus der Praxis vorgestellt:

Angebots­management mit Joules Immobilien­wirtschaft

Der Geschäftskundenvertrieb des Energieversorgers "Cleanstrom" hat sich auf Hausverwaltungen und Filialisten spezialisiert. Die technische Grundlage dafür liefert das Joules CRM mit der Erweiterung IMMOBILIENWIRTSCHAFT.

Bei diesem Geschäftsmodell müssen viele Informationen mit dem Kunden, also der jeweiligen Immobilienverwaltung, ausgetauscht werden: Beispielsweise sollte der Kunde die Daten seiner Lieferstellen möglichst so übergeben, dass für eine Bepreisung keine oder zumindest möglichst wenig Nacharbeit notwendig wird. Diese Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Versorger ist in Joules IMMOBILIENWIRTSCHAFT durch ein komfortables Online-Portal gelöst, das über eine API an Joules angebunden ist. Der Kunde kann hier seine Lieferstellen verwalten, und seine Angebote und laufenden Vertragsbündel einsehen. Ein typischer Angebotsprozess verläuft dabei in fünf Schritten:

Schritt 1: Kontaktaufnahme und Vorbereitung

Ein Mitarbeiter aus dem Geschäftskundenvertrieb von Cleanstrom erhält telefonisch die Anfrage zur Teilnahme an einer Ausschreibung von der Liegenschaftsverwaltung: 50 Lieferstellen, verteilt über ganz Deutschland. Zunächst legt der Mitarbeiter den neuen Geschäftspartner im Joules CRM an. Danach sendet er der Kontaktperson auf Seiten der Liegenschaft einen persönlichen Einladungslink ins Bündelkundenportal. Die Mail mit dem Link wird automatisch aus dem Nachrichtensystem von Joules verschickt.

Schritt 2: Erfassung der Lieferstellendaten

Schon wenige Minuten nach dem Telefonat mit dem Versorger hat der Immobilienverwalter Post: In einer E-Mail findet er die Zugangsdaten zum Online-Portal, wo er nun die Daten seiner Lieferstellen für die Angebotslegung erfassen kann. Im Portal findet er dazu eine virtuelle "Laufkarte" vor. Es handelt sich dabei um ein mit Excel vergleichbares Online-Spread-Sheet, in das er die Daten der 50 Lieferstellen via Copy-Paste übertragen kann. Der Vorteil: Die Daten werden so ohne Medienbruch in die korrekten Felder im Joules-System überspielt. Ohne manuelle Nacharbeit können dann Preise für die einzelnen Zählpunkte kalkuliert werden. Sollte der Immobilienverwalter in Eile sein, hat er auch die Möglichkeit, seine Unterlagen unstrukturiert über ein Upload-Formular bereitzustellen. Die Datenbereinigung wird dann durch den Mitarbeiter im Backend erledigt.

Schritt 3: Pricing

Sobald der Kunde die Datenerfassung abgeschlossen hat, wird der Vertriebsmitarbeiter auf Seiten des Energieversorgers durch eine Mail informiert, dass der Kunde nun auf ein Angebot wartet. Der Vertriebsmitarbeiter kann die Lieferstellendaten nun im Backend bei Bedarf nachbearbeiten, um sie für das Pricing vorzubereiten. Er hat dabei die Möglichkeit, mehrere Angebotsvarianten auf einmal anzufordern, beispielsweise um dem Kunden die Option eines reinen Energiepreises, und eine Option mit Grund- und Arbeitspreis zum Vergleich vorzulegen. Das Pricing erfolgt standardmäßig über das Joules Modul CALC; es ist aber ebenso möglich, ein externes Kalkulationstool eines Fremdanbieters über eine Datenaustausch-Schnittstelle anzubinden. Bei einer Kalkulation via CALC werden nun für alle 50 Lieferstellen in den angeforderten Angebotsvarianten Preiskomponenten an die virtuelle "Laufkarte" angefügt. Das beinhaltet neben dem Energie-Einkaufspreis auch Netzentgeltdaten, sowie Abgaben und Steuern.

Schritt 4: Marge

Was noch fehlt, ist die Marge. Im System können für verschiedene Verbrauchsstaffeln Vorgaben für eine Mindestmarge hinterlegt werden. Welchen Betrag der jeweilige Kunde darüber hinaus zu akzeptieren bereit sein könnte, liegt natürlich im Gespür des Vertriebsmitarbeiters. Dieser kann daher nun auf die vom System bereitgestellte Mindestmarge noch manuelle Aufschläge vornehmen. Wenn alles passt, veröffentlicht er das Angebot. Dabei wird dem Kunden erneut eine Mail aus dem System geschickt. Dieser kann sich nun im Kundenportal die verschiedenen Angebotsvarianten ansehen.

Schritt 5: Angebotsannahme

Jedes Angebot hat eine gewisse Bindefrist, innerhalb derer der Kunde die ihm bereitgestellten Angebotsvarianten prüfen kann. Seine Lieferstellen werden dazu in einem um die Preisinformationen erweiterten Spread-Sheet dargestellt. Mit einem Klick auf einen Button akzeptiert er schliesslich eines der Angebote. Dies löst wiederum eine Mail an den Vertriebsmitarbeiter aus, der nun aus dem System auf Grundlage eines Templates Vertragsunterlagen erstellt.

Laufendes Vertrags­management

Joules IMMOBILIENWIRTSCHAFT liefert auch Lösungen für das Management laufender Vertragsbeziehungen mit Hausverwaltungen. Hierbei ist es aus vertrieblicher Sicht besonders wichtig, die Stichtage ablaufender Verträge, sowie die Preisentwicklung im Auge zu behalten, damit dem Kunden rechtzeitig ein neues Angebot für seine Bestandslieferstellen vorgelegt werden kann. Das Modul setzt dazu automatisch auslaufende Verträge auf Wiedervorlage und vergleicht die momentan vom Kunden gezahlten Preise mit denen, die das Unternehmen ihm im Falle einer Vertragsverlängerung bieten könnte.

Vollständig konfigurierbar

Der hier dargestellte Workflow ist nur Beispiel dafür, wie der Angebotsprozess mit Joules IMMOBILIENWIRTSCHAFT ausgestaltet werden kann. Das Modul ist extrem flexibel und kann präzise an die bei einem Energieversorger gelebten Abläufe angepasst werden:

• Konfigurierbarer Prozess: Der Ablauf der einzelnen Arbeitsschritte und der jeweils darin beteiligten Personen kann frei definiert werden.
• Konfigurierbares Rollen- und Rechtemanagement: Die beteiligten Personenkreise können mit unterschiedlichen Sicht- und Schreibrechten zum Prozess hinzugefügt werden.
• Konfigurierbare Laufkartenformate: Der Aufbau der Felder der virtuellen "Laufkarte" ist frei konfigurierbar. Es können beliebig viele Laufkartenprofile angelegt werden.
• Konfigurierbare Druckunterlagen und E-Mails: Die im Laufe des Angebotsprozess versandten Unterlagen sind über ein Template-System frei gestaltbar.
• Konfigurierbare Margen-Einstellung: Es können beliebig viele Mengen-Staffeln für die im Pricing berücksichtigte Mindestmarge hinterlegt werden. Angebotsmanagement mit Joules IMMOBILIENWIRTSCHAFT.

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