3 Beispiele, wie die Slack-Integration das Leben leichter macht

Joules-Benachrichtigungen waren bisher vor allem E-Mails, die an einen oder mehrere ausgewählte Nutzer gesendet wurden. Nun können sie im Slack-Messenger an eines oder mehrere Teams versendet werden. Drei mögliche Einsatzszenarien und eine Anleitung für die Slack-Integration in Joules finden Sie hier.

ChRistoph Huber
04. Mai 2019

Sagen Sie es weiter:

Nutzen Sie Slack? Einige von Ihnen werden diese Frage mit "Ja" beantworten und die meisten von Ihnen werden schon von diesem Messenger gehört haben. Viele Unternehmen, darunter auch eins+null, verwenden Slack für die interne Kommunikation im Team. Es gibt viele Gründe dafür, auf Slack zu setzen anstatt auf altmodischen E-Mail-Austausch oder andere Messenger, aber zwei davon dürften wohl von den meisten Nutzern genannt werden. Falls Sie bereits mit Slack arbeiten, würden Sie vielleicht die selben beiden aufzählen:

  • Die Kommunikation in Channels
  • Die einfache Integration zahlreicher Tools und Services wie Google Drive, Google Docs oder Dropbox

Und das schlagkräftigste Argument für Slack: Diese beiden Vorteile sind auch für Joules nutzbar. Joules nämlich ist einer dieser Services, die mit Slack verknüpft werden können. Konkret heißt das: Für zahlreiche Ereignisse in Joules können Nachrichten an einen oder mehrere Slack-Channels gesendet werden.

Die Einrichtung der Slack-Anbindung und der Nachrichten dauert nur wenige Minuten:

  • Als Administrator Ihres Slack-Workspaces können Sie unter ADMIN ➡ Joules-Einstellungen ➡ Slack Connector den Workspace und verschiedene Channels mit Joules verknüpfen. Sie werden dazu von Joules auf einen Einrichtungsassistenten auf der Slack-Webseite umgeleitet. Es ist auch die Anbindung mehrerer Slack-Workspaces möglich.

  • Damit ist Slack an Joules angebunden. Nun können Sie unter CORE ➡ Nachrichten eine neue Vertragsnachricht, Systemnachricht o.a. anlegen und dort den Typ "slack" auswählen. Nehmen wir als Beispiel eine Systemnachricht von der Art "Schnittstellen Erfolg". Diese Nachricht wird versendet, sobald ein Import oder Export via Schnittstelle erfolgreich abgeschlossen wurde.
  • Wählen Sie nun in den Nachrichtendetails den Slack-Workspace und den Slack-Channel aus, an die die Nachricht gesendet werden soll. In unserem Beispiel wäre das der Workspace "einsnull" und der Channel "slack_connector_staging". Den Inhalt der Nachricht können Sie entsprechend der Anleitung von Slack (verlinkt in Joules) frei definieren. Durch Einfügen der verfügbaren Variablen können Sie Daten aus Joules in den Text der versendeten Nachrichten integrieren.
  • Wenn Sie alle diese Einstellungen vorgenommen haben, wird bei einem erfolgreichen Import oder Export eine Nachricht an den Channel "slack_connector_staging" gesendet.

Prinzipiell gilt: Für alle Ereignisse, für die eine Systemnachricht versendet werden kann, kann auch eine Slack-Nachricht versendet werden. Sehen wir uns drei Beispielfälle an:

1. Ein Vertragsimport scheitert

Ein CSV-Import mit mehreren Dutzend Verträgen von einem Vergleichsportal scheitert, weil bei einem Vertrag der Tarif nicht erkannt wird. Die Ursache dafür ist nicht gleich offensichtlich. In dem Moment, in dem der Fehler auftritt, geht von Joules aus eine Nachricht mit der Fehlermeldung an den Slack-Channel des Teams, das für die Betreuung des Vertriebspartners zuständig ist. Wenn ein Mitarbeiter auf Erfahrungsbasis bereits eine Vermutung hat, wo das Problem liegen könnte, kann er sich bereit erklären, sich der Sache anzunehmen. Oder aber mehrere Teammitglieder sehen sich den Fall an, und diskutieren ihn im Thread zur Nachricht, um gemeinsam die Ursache zu finden. In beiden Szenarien steigt durch die unmittelbare Bearbeitung im Team die Wahrscheinlichkeit, dass das Problem schnell und effizient gelöst werden kann.

2. Ein manueller Kreditcheck ist nötig

Ein Vertrag landet nach der Bonitätsprüfung im Status "Manueller Kreditcheck". Die Ursache könnte sein, dass beim Kreditcheck-Service keine Information über den Kunden vorliegt oder aber, dass mehrere Datensätze infrage kommen. In jedem Fall muss ein Mitarbeiter sich diesen Vertrag noch einmal ansehen und eine Entscheidung treffen. In dem Moment, in dem die Bonitätsprüfung des Vertrags abgeschlossen ist, geht eine Slack-Nachricht an den Channel des zuständigen Teams. Wenn ein Mitarbeiter gerade Kapazitäten hat, kann er sich den Vertrag ansehen oder ein leitendes Teammitglied delegiert die Aufgabe. Der Vertrag bleibt so nicht lange im Status "Manueller Kreditcheck".

3. Ein neues Ticket für's Team

In TEAMWORK, dem in Joules integrierten Ticketsystem, wird ein neues Ticket für das Abrechnungsteam erstellt. Das Thema: Für drei Lieferstellen eines Gewerbekunden sind die monatlichen Abschläge nicht abgebucht worden. In dem Moment, in dem das Ticket erstellt wird, wird auch eine Slack-Nachricht inklusive Thema, Priorität, Deadline und Inhalt des Tickets an den Channel des Abrechnungsteams gesendet. Wenn die Mitarbeiterin, der das Ticket zugewiesen ist, Hilfe braucht, kann sie nun im Channel darum bitten oder Teammitglieder, die auf Anhieb die Ursache des Problems erkennen, können sie im Thread zur Nachricht darüber informieren.

Durch die Slack-Integration werden Aufgaben wie diese organisch in den Team-Workflow eingespeist: Eine Angelegenheit wird sofort im richtigen Team zur Kenntnis genommen, diskutiert und gegebenenfalls delegiert und erledigt, anstatt in einem E-Mail-Postfach zu versinken. Der Vorgang ist danach übersichtlich in Form einer Slack-Konversation mit Threads dokumentiert und über die Suchfunktion für alle Teammitglieder solange nachvollziehbar, wie das Unternehmen oder Slack existieren.

Eine Verknüpfung zwischen Joules und Slack kann Ihnen den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Falls Sie Slack noch nicht verwenden, haben Sie nun einen Grund mehr dafür. Wenn Sie bereits Slack nutzen und mit Ihrem Joules-System verbinden wollen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Support unterstützt Sie gern bei der Einrichtung!

Geht es Ihnen da genauso? Oder sehen Sie das anders?

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